KEBUTUHAN SISTEM INFORMASI JABATAN FUNGSIONAL PUSTAKAWAN

INSTRUMEN UNTUK MENGUKUR
VARIABEL KEBUTUHAN SISTEM INFORMASI JABATAN FUNGSIONAL PUSTAKAWAN

Oleh Lukman Budiman, S.Hum




I. LANDASAN TEORI


Dalam menjelaskan topik penelitian “Analisis sistem informasi jabatan fungsional pustakawan yang sesuai dengan kebutuhan pustakawan Puslit Biologi-LIPI, berikut disajikan cakupan pengertian dan definisi beberapa istilah yang digunakan dalam penelitian ini.

A. Definisi Analisis

Analisis adalah suatu kegiatan untuk memahami seluruh informasi yang terdapat pada suatu kasus, mengetahui isu apa yang sedang terjadi, dan memutuskan tindakan apa yang harus segera dilakukan untuk memecahkan masalah. (Bondan Palestin, 2006).

B. Definisi Kebutuhan

Menurut M. Atwi Suparman (2001 : 63) kebutuhan adalah kesenjangan antara keadaan sekarang dengan yang seharusnya dalam redaksi yang berbeda tapi sama. Morrison (2001: 27), mengatakan bahwa kebutuhan (need) diartikan sebagai kesenjangan antara apa yang diharapkan dengan kondisi yang sebenarnya, keinginan adalah harapan ke depan atau cita-cita yang terkait dengan pemecahan terhadap suatu masalah. Sedangkan analisis kebutuhan adalah alat untuk mengidentifikasi masalah guna menentukan tindakan yang tepat. (Morrison, 2001: 27)

C. Definisi Sistem

Sistem adalah kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu. Menurut Jerry FithGerald, sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau menyelesaikan suatu sasaran tertentu.
Robert G. Murdick (1993 : 3) mendefinisikan sistem sebagai seperangkat elemen-elemen yang terintegrasi dengan maksud yang sama untuk mencapai suatu tujuan bersama.



D. Karakteristik Sistem

Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, bekerja sama membentuk satu kesatuan. Komponen-komponen sistem dapat berupa suatu subsistem atau bagian-bagian dari sistem. Setiap sistem tidak perduli betapapun kecilnya, selalu mengandung komponen-komponen atau subsistem-subsistem. Setiap subsistem mempunyai sifat-sifat dari sistem untuk menjalankan suatu fungsi tertentu dan mempengaruhi proses sistem secara keseluruhan. Suatu sistem dapat mempunyai suatu sistem yang lebih besar yang disebut supra sistem, misalnya suatu perusahaan dapat disebut dengan suatu sistem dan industri yang merupakan sistem yang lebih besar dapat disebut dengan supra sistem. Kalau dipandang industri sebagai suatu sistem, maka perusahaan dapat disebut sebagai subsistem. Demikian juga bila perusahaan dipandang sebagai suatu sistem, maka sistem akuntansi adalah subsistemnya.

Batas sistem
Batas sistem merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya. Batas sistem ini memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai suatu kesatuan. Batas suatu sistem menunjukkan ruang lingkup (scope) dari sistem tersebut.

• Lingkungan luar sistem (environment) ;
Adalah apapun di luar batas dari sistem yang mempengaruhi operasi sistem.
• Penghubung sistem (interface) ;
Merupakan media penghubung antara satu subsistem dengan subsistem yang lainnya.
• Masukan sistem (input) ;
Merupakan energi yang dimasukkan ke dalam sistem. Masukan dapat berupa masukan perawatan (maintenance input) dan masukan sinyal (signal input). Maintenance input adalah energi yang dimasukkan supaya sistem tersebut dapat beroperasi. Signal input adalah energi yang diproses untuk didapatkan keluaran. Sebagai contoh didalam sistem komputer, program adalah maintanance input yang digunakan untuk mengoperasikan komputernya dan data adalah signal input untuk diolah menjadi informasi.
• Keluaran sistem (Output) ;
Merupakan hasil dari energi yang diolah oleh sistem.
• Pengolah sistem (Process) ;
Merupakan bagian yang memproses masukan untuk menjadi keluaran yang diinginkan.
• Sasaran sistem ;
Kalau sistem tidak mempunyai sasaran, maka operasi sistem tidak akan ada gunanya.


E. Definisi Informasi

Raymond McLeod (1995 : 9) mendefinisikan informasi sebagai data yang telah diolah menjadi bentuk yang lebih berarti bagi penerimanya.
Menurut John Burch dan Gary Grudnitski, agar informasi dihasilkan lebih berharga, maka informasi harus memenuhi kriteria sebagai berikut :
1. Akurat, berarti informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan mencerminkan maksudnya
2. Tepat pada waktunya, berarti informasi yang datang pada penerima tidak boleh terlambat
3. Relevan, berarti informasi tersebut mempunyai manfaat untuk pemakainya.


F. Definisi Kebutuhan Sistem Informasi
Secara praktis, kebutuhan sistem informasi dapat diartikan sebagai kemampuan, syarat atau kriteria yang harus ada/dipenuhi oleh sistem informasi, sehingga apa yang diinginkan pemakai dari sistem informasi dapat diwujudkan. (Toto Suharto, 2008).
Kebutuhan sistem informasi dapat diartikan sebagai kemampuan, syarat atau kriteria yang harus ada/dipenuhi oleh sistem informasi, sehingga apa yang diinginkan pemakai dari sistem informasi dapat diwujudkan. Perbedaan antara kebutuhan sistem informasi dengan kebutuhan perangkat lunak adalah sistem informasi adalah sebuah sistem, maka pendefinisian kebutuhannya harus dilihat dalam konteks sistem pula. Sebagai contoh, misalkan gambar berikut merepresentasikan sebuah sistem informasi akademik. (Toto Suharto, 2008)

Kebutuhan sistem informasi fungsional bisa merujuk kepada sistem akademik diatas, selanjutnya dapat didefinisikan kebutuhannya dengan menjawab pertanyaan-pertanyaan berikut:
• Informasi apa yang akan diolah dan dihasilkan oleh Tim Penilai Pustakawan dan Pejabat fungsional Pustakawan? Untuk siapa peruntukannya? Kapan disampaikannya?
• Fungsi apa yang harus dimiliki sistem supaya pekerjaan pustakawan, tim penilai pustakawan, Bagian kepegawaian, atau mungkin Bagian Keuangan dapat dibantu pelaksanaannya?
• Basis data apa yang harus ada untuk menyimpan data yang menjadi sumber untuk informasi yang akan diolah dan dihasilkan? Seperti apa penempatan datanya?
• Perangkat lunak apa yang harus dibuat atau diadakan supaya fungsi dari sistem dapat dilaksanakan secara otomatis?
• Seperti apa bentuk konfigurasi dan topologi sistem komputer yang akan digunakan?
• Prosedur apa yang kelak harus disesuaikan?
• Siapa yang akan menjadi pelaksana dan pengelola sistem?

G. Definisi Jabatan Fungsional Pustakawan

Jabatan fungsional adalah “suatu jabatan yang memberikan kesempatan bagi pegawai negeri sipil untuk mencapai karirnya dengan memilih menurut kesadaran pribadi mengenai jenis pekerjaan yang akan ditempuh/dipilihnya serta arti pekerjaan tersebut bagi instansi maupun dirinya sendiri (Harmaini, 1995:2). Berdasarkan (KEPRES No.87/1999) menyatakan bahwa : Jabatan fungsional adalah Kedudukan yang menunjukkan tugas, tanggung jawab dan hak seorang Pegawai Negeri Sipil (PNS) dalam satuan organisasi yang dalam pelaksanaan tugasnya didasarkan pada keahlian dan keterampilan tertentu secara mandiri . Sedangkan menurut Menteri Pendayagunaan dan Aparatur Negara No.132/ MENPAN/12/2002 (2006: 5) menyatakan bahwa “ Jabatan fungsional pustakawan adalah jabatan karier yang hanya dapat diduduki oleh seorang yang telah berstatus Pegawai Negeri Sipil”.
Dari beberapa uraian diatas dapat disimpulkan bahwa jabatan fungsional adalah jabatan atau kedudukan seorang pegawai negeri sipil (PNS) yang menunjukkan tugas dan tanggung jawab di satuan organisasinya yang dalam pelaksanaanya didasarkan pada keahlian dan keterampilan tertentu.

Dalam pengusulan angka kredit ada prosedur yang harus dilihat, menurut Hermandono (1999: 22) menyatakan bahwa prosedur pengusulun angka kredit jabatan pustakawan diuraikan sebagai berikut:
a. Setiap pustakawan yang akan dinilai, melakukan penilaian terhadap prestasi kerjanya sendiri sesuai dengan butir kegiatan yang telah disebutkan sebelumnya. Hasil penilaian tersebut diisikan kedalam formulir Daftar Usulan Penetapan Angka kredit (DUPAK).
b. Angka kredit sudah diisikan kedalam formulir DUPAK jabatan pustakawan disampaikan kepada pejabat pengusul/pimpinan pejabat yang berhak menetapkan angka kredit pejabat pustakawan.
c. Pejabat pengusul meneruskan DUPAK tersebut kepada pejabatyang berhak menetapkan angka kredit pejabat pustakawan.
d. Selanjutnya pejabat yang tersebut pada butir (d) meneruskan DUPAK jabatan pustakawan berikut bukti dan lampiranya.
e. DUPAK harus sudah sampai kepada pejabat yang berwenang menetapkan angka kredit pada bulan januari atau juli setiap tahun.
f. DUPAK dilampiri:

 Salinan Sah bukti yang diisyaratkan dari unsure-unsur yang dinilai.
 Surat pernyataan bersedia melaksanakan tugas perpustakaan.
 Salinan keputusan kenaikan pangkat terakhir yang disahkan oleh pejabat yang berwenang.
 Salinan keputusan pengangkatan dalam jabatan pustakawan yang disahkan oleh pejabat yang berwenang.
 Fotocopi DP 3 dalam 2 tahun terakhir.
 Salinan keputusan pengangkatan kembali menjadi pustakawan bagi yang pernah dibebas tugaskan yang disahkan oleh yang berwenang.

h. DUPAK berikut bukti dengan lampiranya yang diterima oleh tim penilai yang berwenang menatpakan angka kredit disampaikan kepada anggota tim penilai untuk dilakukan penelitian ada penilaian.
i. Apabila seluruh anggota tim penilai dapat menerima hasil penelitian dan penilaian tersebut, maka semua tim penilai membubuhkan parafnya. Kemudian ketua tim penilai manandatangani kolom 5 dari DUPAK.
j. Apabila hasil penelitian dan penilaian tersebut dinilai oleh rapat belum memenuhi persyaratan angka kredit yang ditentukan, maka kedua tim penilai memberitahukan kepada pejabat yang berwenang menetapkan angka kredit yang diajukan belum memenuhi syarat.
k. Pejabat yang berwenang menetapkan angka kredit atau pejabat lain yang ditunjukkan, memberitahukan kepada pejabat pengusul bahwa pustakawan yang diusulkan belum memenuhi syarat yang ditentukan dengan menjelaskan apa kekuranganya.
l. Hasil penelitian dan penilaian yang telah disetujui rapat tim penilai dituangkan ke dalam Daftar Penetapan Angka Kredit (DPAK).
m. Hasil penelitian dan penilaian tim penilai yang sudah dituangkan kedalam penetapan angka kredit, oleh ketua tim penilai diserahkan kepada pejabat yang berwenang menetapkan angka kredit untuk ditetapkan, masing-masing dalam rangkap 5 :
 1 (satu) copy disampaikan kepada pimpinan Perpustakaan pustakawan yang bersangkutan.
 1 (satu) copy disampaikan kepada Kepala Badan Administrasi Kepegawaian Negara.
 1 (satu) copy disampaikan kepada pejabat yang berwenang menetapkan angka kredit.
 1 (satu) copy disampaikan kepada Ketua Tim Penilai Angka Kredit.
 1(satu) copy disampaikan kepada pustakawan yang bersangkutan.



II. DEFINISI KONSEPTUAL/KONSTRUK


Berdasarkan landasan teori yang telah dijelaskan pada bagian pertama, dapat disimpulkan bahwa, kebutuhan sistem informasi fungsional pustakawan adalah jaringan dan prosedur kerja yang harus ada dan terintegrasi untuk mengakomodir setiap kebutuhan informasi yang bersifat aktual dalam rangka mencapai tujuan tertentu



III. DEFINISI OPERASIONAL


Analisis kebutuhan sistem informasi fungsional pustakawan yang sesuai dengan kebutuhan pustakawan meliputi integrasi beberapa prosedur kerja yang diperlukan dalam rangka mengakomodir setiap kebutuhan fungsional yang meliputi kebutuhan umum dan kebutuhan fungsional sistem.



IV. KISI-KISI INSTRUMEN

Kisi-kisi kuesioner untuk menguji variabel kebutuhan sistem jabatan fungsional pustakawan beserta indikator yang diukur adalah sebagai berikut :

Varaibel Indkator yang diukur No. Item Kuesioner Jumlah Item
kebutuhan umum sistem • kebutuhan umum sistem 1 s/d 17 17 Item

kebutuhan fungsional sistem

• kebutuhan fungsional sistem
18 s/d 28
11 Item
• kebutuhan fungsional display/tampilan
29 s/d 35
7 Item
• kebutuhan fungsional fitur sistem
36 s/d 43
8 Item



V. BUTIR PERNYATAAN

Berikut adalah instrumen yang diperlukan untuk mengungkap variabel kebutuhan sistem informasi jabatan fungsional pustakawan. Sumber data diambil dari seluruh pustakawan di Perpustakaan Pusat Penelitian Biologi-LIPI.

Jawablah pernyataan berikut dengan memberi tanda pada kolom “ya” atau ”tidak”.

Kebutuhan Umum Sistem Informasi :

1. Sumber data hanya dikumpulkan sekali sebagai input ke sistem informasi.
2. Data yang dihasilkan dari sistem berbasis komputer tidak dimasukkan lagi ke sistem.
3. Sistem harus memungkinkan pemilihan cara pengumpulan data yang paling optimal
4. Sistem harus memungkin pengumpulan data yang sifatnya on-line
5. Semua sumber data harus dapat di validasi dan diedit segera setelah di kumpulkan.
6. Sistem harus memungkinkan data yang sudah divalidasi, sebaiknya tidak divalidasi pada proses selanjutnya.
7. Sistem harus memungkinkan pemeriksaan total kontrol agar bisa melakukan pemeriksaan ulang sebelum dan sesudah sebuah aktifitas prosesing yang besar dilakukan.
8. Sistem harus memungkinkan data agar dapat disimpan hanya di satu tempat dalam basis data kecuali ada kendala sistem
9. Semua field data sebaiknya memiliki prosedur entri dan maintenance.
10. Semua data harus dapat dicetak dalam format yang berarti untuk keperluan audit.
11. Pewaktuan yang diperlukan untuk mengumpulkan data harus lebih kecil dari pewaktuan informasi tersebut diperlukan.
12. File transaksi harus di maintain paling tidak dalam 1 siklus update ke basis data.
13. Prosedur backup dan security harus disediakan untuk semua field data.
14. Setiap file non sequential perlu memiliki prosedur reorganisasi secara periodik.Semua field data harus memiliki tanggal update/akses penyimpanan terakhir.
15. Sistem dapat mencetak daftar bahan pustaka yang akan diajukan (usulan) dan sekaligus dengan surat penugasannya
16. Sistem dapat menjawab pertanyaan yang berkaitan dengan file/berkas fungsional melalui pengarang, judul, tahun, dsb.
17. Sistem dapat menampilkan laporan dan statistik tentang usulan


Kebutuhan Fungsional Sistem

18. Pengisian data baru
19. Menemukan kembali data
20. Memerangkap jumlah kegiatan
21. Melakukan pengecekan nama
22. Melakukan pengecekan NIP
23. Melakukan pembatalan pemasukan data
24. Memelihara file pustakawan
25. Membuat peringatan keterlambatan pengusulan
26. Membuat surat keterangan
27. Menghasilkan laporan kegiatan
28. Menghasilkan laporan statistik

Kebutuhan Fungsional Display / Tampilan Layar

29. Fasilitas tampilan teks tidak case sensitive
30. Fungsi untuk menyediakan ruas-ruas yang ada diberi label di layar
31. Bila jumlah lebih banyak dilayar, pengguna dapat membatasi tampilan
32. Menawarkan pilihan jenis tampilan, ringkas dan lengkap
33. Status pengguna ditampilkan
34. Dapat memilih hanya ruas tertentu untuk ditampilkan
35. Dapat menetapkan urutan hasil penelusuran



Kebutuhan Fungsional Fitur Sistem

36. Menyediakan nama basis data
37. Bimbingan belajar secara online
38. Pesan-pesan bantuan
39. Bilan sedang memproses kegiatan, menampilkan pesan pemberitahuan
40. Menyediakan pesa-pesan kesalahan
41. Menyediakan petunjuk tercetak/instruksi tercetak bila diperlukan
42. Menerangkan dengan jelas dalam mengedit data
43. Menyediakan fasilitas pemeriksaan ejaan (spell check)


Keterangan Jawaban :

Ya Tidak

Ya = Fungsi yang perlu ada
Tidak = Fungsi yang tidak perlu ada


Jawaban Pernyataan Skor
Pernyataan Positif 1
Pernyataan Negatif 0





DAFTAR PUSTAKA


1. Atwi Suparman, 2001. Desain Instructional, Proyek pengembangan Universitas Terbuka Ditjen Dikti Departemen Pendidikan Nasional, 2001.
2. Bondan Palestin. 2006. Membuat evaluasi pogram Puskesmas dengan analisis SWOT.
http://bondanmanajemen.blogspot.com/2006/11/membuat-evaluasi-program-puskesmas.html. diakses tanggal 13 Januari 2011.
3. Harmaini. 1995. Pembinaan Karier di Lingkungan Pegawai Negeri Sipil Melalui Jalur Fungsional Pustakawan: sekilas pemikiran mengenai kendala dan imbala. Makalah disampaikan pada kongres ke-7 Ikatan Pustakawan Indonesia. Jakarta 20-23 November 1995.
4. Hermandono. 1999. Pembinaan Dan Pengembangan Tenaga Kepustakaan. Makalah disampaikan pada Diklat Dasar Teknisi Perpustakaan Departemen Pertahanan Keamanan RI Jakarta tgl.31 Januari 1994. Jakarta: Perpustakaan Nasional RI.
5. Karnila Sri, 2007. Perancangan Sistem Informasi Usulan Kenaikan Pangkat dan Jabatan Fungsional Dosen. Jurnal Informatika, Vol.7 (1).
6. Suryawan. 2008. Pengaruh Jabatan Fungsional Pustakawan Terhadap Kinerja Pustakawan Pada Perpustakaan Umum (BAPERASDA) Propinsi Sumatera Utara. Medan: Program Studi Ilmu Perpustakaan dan Informasi Fakultas Sastra Universitas Sumatera Utara.
7. McLeod, Raymond Jr; George P. Schell. 2008; Sistem Informasi Manajemen. edisi 10. Jakarta : Salemba.
8. Toto Suharto, 2008. Analisis Kebutuhan Sistem Informasi. http://totosuharto.wordpress.com/2008/07/10/analisis-kebutuhan-sistem-informasi/. diakses tgl 3 Des 2010
9. Zaenal Abidin. Analisis kebutuhan pembelajaran dan analisis pembelajaran dalam desain sistem pembelajaran. Surakarta : Fakultas Agama Islam Universitas Muhammadiyah Surakarta.